У работодателей области появилась возможность перейти на электронный кадровый документооборот

Соответствующие изменения внесены в Трудовой Кодекс РФ. С 2022 года большинство кадровых документов, таких как заявления, уведомления, приказы, можно оформлять в электронном виде. При этом работодатель вправе самостоятельно принять решение о применении электронного документооборота либо продолжить вести кадровые документы на бумажном носителе.

Электронный документооборот не применяется в отношении трудовых книжек, сведений о трудовой деятельности работников, актов о несчастном случае на производстве, приказов (распоряжений) об увольнении, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда.

Для ведения электронного документооборота работодателю необходимо получить согласие работников, за исключением тех, кто принимается на работу после 31 декабря 2021 года и не имеет трудового стажа. Каждого работника необходимо уведомить о переходе на электронный документооборот и о праве дать согласие на такое взаимодействие. Если на работу принимается новый сотрудник, его необходимо проинформировать об осуществлении кадрового документооборота.

Решение о введении электронного документооборота работодатель принимает в виде локального акта (приказа), в котором определяет:

– перечень электронных документов;

– перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;

– срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота;

– сведения о дате введения электронного документооборота.

Единые требования к составу и форматам электронных документов будут применяться с 1 марта 2023 года.

Для ведения кадрового документооборота работникам необходимо оформить электронную цифровую подпись. Особенности ее применения установлены Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Случаи применения простой электронной подписи, усиленной квалифицированной электронной подписи или усиленной неквалифицированной электронной подписи в электронном кадровом документообороте определяет Трудовой кодекс. Расходы по получению работником электронной подписи и ее использованию несет работодатель.

Для электронного кадрового взаимодействия работника и работодателя определены информационные ресурсы. Ими могут послужить: цифровая платформа «Работа в России» или информационная система работодателя, которая позволяет обеспечить подписание электронного документа, а также зафиксировать факт его получения сторонами трудовых отношений.

Начальник регионального Департамента труда и занятости населения области Олег Белов отмечает: «Внедрение такого формата взаимоотношений между работниками и работодателем сейчас особенно актуально, ведь все больше работодателей применяют дистанционный труд для сохранения здоровья своих сотрудников в связи с неблагоприятной эпидемиологической обстановкой в области».

В ведомстве также напомнили, что доступ к единой цифровой платформе «Работа в России» обеспечивается, в том числе, посредством единого портала Госуслуг с использованием единой системы идентификации и аутентификации. Положения Трудового кодекса РФ, которые касаются взаимодействия цифровой платформы «Работа в России» и информационной системы работодателя с единым порталом Госуслуг, будут применяться с 1 сентября 2022 года.